发布日期： 2025年09月08日
各区（市）自然资源局（分局）、信江新区自然资源管理办公室，局机关各科室、局属各单位：
《鹰潭市自然资源档案管理办法》经 2025年第24次党组会议研究通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。
2025年9月8日
鹰潭市自然资源档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步规范鹰潭市自然资源局档案管理，推动自然资源档案事业高质量发展，根据《中华人民共和国档案法》《江西省自然资源档案办理办法》等有关规定，结合工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称自然资源档案，是指自然资源主管部门在履行各项职能过程中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、实物等各种形式和载体的信息记录。主要包括文书档案、业务档案、会计档案、照片档案、录音、录像档案、实物档案、科技档案、人事档案、公务电子邮件档案、网页信息档案、社交媒体档案等11个门类。
第三条 本办法适用于市局机关各科室、局属各事业单位（以下简称“各部门”）。不动产登记档案由市不动产登记中心按照行业有关规定管理，不动产登记中心应建立内部档案管理制度。各区（市）局、信江管理办公室应参照本办法制定档案管理制度。
第四条 鹰潭市自然资源档案馆（以下简称“档案馆”）受鹰潭市自然资源局委托，组织、协调和指导全市自然资源档案管理工作，具体负责市自然资源局档案日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁、统计、编研等各项业务工作，负责档案信息化建设。
第五条 各部门按照职责分工明确本部门业务档案归档和利用具体意见，配合档案馆做好档案管理工作。指定一名相对固定的兼职档案员，具体负责本部门工作中形成的应归档的文件材料的收集、整理工作，并按本办法规定移交档案馆。
第二章 收集归档与移交
第六条 各部门要按照《鹰潭市自然资源局档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度》要求，负责收集齐全本部门形成的属于归档范围的文件材料，经初步整理后，按规定向档案馆移交，实行集中统一管理，确保文件材料应收尽收，应归尽归。各门类归档文件材料应为原件，不得使用复印件，原则上一式一份。与纸质或其他载体形式的文件相对应的电子文件应当一并归档。
第七条 各部门要按照“谁形成谁收集、谁立卷谁归档”的原则，确保归档文件的真实性。任何个人不得拒绝归档或者据为己有。工作人员调动、离退休时，需办理好归档文件交接手续。
第八条 归档文件整理要求及归档时间：
（一）文书档案要求按件整理，由办公室负责统一收集，最迟于次年3月底前将前一年档案一次性移交档案馆保管。
（二）业务档案以卷为单位进行整理。由各部门兼职档案员按要求收集齐全并初步立卷，原则上于业务办结后3个月内移交档案馆保管。
（三）其他门类档案按照《江西省自然资源档案办理办法》第十三条执行。
第九条 档案馆接收到各部门移交的档案后，应进行清点核对，重点检查归档文件的齐全、完整与准确情况。符合归档要求的，出具《档案移交清单》，并由双方履行签章手续，移交清单各留一份以备查考。
第十条 对不符合归档要求的档案，档案馆提出完善意见，退回各部门重新整理。各部门应在1个月内补齐相关文件材料，重新进行移交。
第十一条 不属于归档范围的文件材料，档案馆原则上不予接收，由各部门自行保管和处理。不属于归档范围但各部门认定有留存价值的文件材料，如需由档案馆集中管理，应先与档案馆沟通协商归档入库方式后，报局分管档案领导同意后再进行移交。对没有留存价值的文件材料，档案管理部门可拒绝接收。
第十二条 已归档的档案需要更正时，由各部门提出书面申请，说明更正理由和更正内容，经局主要领导同意后进行更正，申请表与被更正档案一并存档。
第三章 保管与利用
第十三条 档案库房应保持干净、整洁，严格落实防火、防盗、防光、防尘、防潮（水）、防虫与防鼠、防高温、防有害气体与有害生物等措施。档案库房及档案排架应统一编号，档案应分类存放，标识清楚，库房应配有存放示意图及柜架存放指引标识，便于迅速查找。
第十四条 档案馆应加强档案库房安全管理，明确专人管理，非管理人员未经允许不得进入档案库房，非管理人员进出库房情况要做好登记。档案馆管理人员应对档案库房进行定期和不定期的检查，主要检查库房设施设备安全和档案保管情况、保证账物一致、档案是否出现虫霉现象等。
第十五条 档案馆要建立档案管理台账，定期记录（核对）档案库藏、出入库、利用、销毁等情况。
第十六条 档案馆应依法做好档案查阅服务，拓展服务渠道，改进查阅方式，简化利用手续，按规定提供免费、高效、便捷的档案利用服务。
第十七条 各部门应按以下程序履行档案利用手续。
（一）查阅本部门档案，经部门负责人同意后，向档案馆提出查档申请。
（二）查阅其他部门档案，经档案形成部门负责人同意后，向档案馆提出查档申请。
（三）如需复印档案资料，经办人应填写档案借阅审批单，经部门负责人签字，档案馆负责人审核后办理。如复印其他部门档案，应征得档案形成部门负责人同意。
（四）档案利用原则上原件不外借，因特殊情况需要外借原始档案资料的，经办人应填写档案外借审批单，经部门负责人、档案馆负责人审核，档案馆分管领导审批后办理。经办人应在外借时限内归还档案，归还档案经档案馆工作人员核对无误后入库。超出归还时间的，须重新办理借阅手续。对借出的档案原件，不得遗失、抽取材料、涂改、批注、污损和转借他人。
第十八条 个人或法人、其他组织应按以下程序履行档案利用手续。
（一）申请人填写档案查询利用申请表，向档案馆提出申请。申请人是个人的应提交个人身份证明，委托他人查询的，还应提供授权委托书、受委托人身份证明。申请人是法人或其他组织的，应持介绍信、查询利用经办人身份证明。利益相关人还需提供相关证明材料。
（二）档案馆收到申请后，经档案形成部门同意后办理查询。
（三）如需复印，经档案形成部门负责人、档案馆负责人审核同意后办理。
第十九条 国家安全机关、公安机关、检察机关、人民法院和纪检监察等部门查询与办理案件有关档案应提交单位介绍信、工作证，填写档案利用申请表，向档案馆提出申请。
（一）档案馆收到申请后，经档案形成部门同意后办理查询。
（二）如需复印，经档案形成部门负责人、档案馆负责人审核同意后办理。
（三）档案利用原则上原件不外借，如需外借原始档案资料，应填写档案外借审批单，经部门负责人、档案馆负责人审核，档案馆分管领导审批同意后办理。要求同第十七条第（二）点。
第二十条 律师可查询与其代理事项有关的档案，查档前应当出示律师执业证书、当事人授权委托书、司法文书等证明存在委托事项的证明材料，填写查询利用申请表，向档案馆提出申请。
（一）档案馆收到申请后，经档案形成部门同意后办理查询。
（二）如需复印，经档案形成部门负责人、档案馆负责人审核同意后办理。
第二十一条 对档案查询利用申请，档案机构可以当场作出是否受理决定的，应当场一次性告知申请人。不能当场作出受理决定的，应当在 2 个工作日内告知申请人是否受理，其中不予受理的，应一次性告知其理由。已受理的查询利用申请，可以当场提供查询利用服务的，应当场提供查询利用服务。因档案审核、档案复制等原因不能当场提供查询利用服务的，应告知申请人原因及可供查询利用的时间及方式。查询利用的办理时间自受理之日起一般不应超过 5 个工作日。
第二十二条 档案管理人员要认真办理好档案的借阅登记、归还注销手续，不得擅自扩大利用范围，不得随意泄露档案内容。
第四章 档案鉴定销毁
第二十三条 档案馆应定期开展档案鉴定销毁工作。在鉴定档案前，成立由档案馆、局保密办、档案形成部门等有关人员组成的鉴定小组，制定鉴定工作计划。
第二十四条 鉴定小组按工作计划对保管期满的档案进行鉴定，形成档案鉴定报告。对仍有保存价值的，报档案形成部门分管领导批准同意后重新划定保管。对无继续保存价值的应登记造册，填写销毁档案材料清册，报档案形成部门分管领导和档案馆分管领导审核，经局主要领导同意后方可销毁。
第二十五条 销毁档案应按有关规定到指定场所销毁。销毁档案时，必须由档案鉴定小组指定两名人员监销，监销人员需在销毁档案材料清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁档案材料清册永久保存。严禁任何部门和个人擅自销毁档案。
第五章 其他
第二十六条 档案馆要建立档案工作统计台账，档案工作人员要认真细致地对档案收进、移出、保管、销毁的数量及类别进行登记和统计，还需对档案利用情况开展及时登记和统计。
第二十七条 档案馆应按要求及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，经分管档案领导签字盖章后上报或归档。
第二十八条 档案馆应大力推动档案信息化工作，积极创建数字档案室，统筹开展传统载体档案数字化。
第二十九条 档案日常管理、档案信息化等有关工作经费，按实际需求纳入局年度工作预算统筹安排。
第三十条 档案工作人员必须严格履行保密职责，执行保密制度，加强对档案的保密管理。
第六章 附则
第三十一条 涉及国家秘密的档案管理，应当遵守国家有关保密的法律规定。
第三十二条 本办法自发布之日起执行。
关联文件：《鹰潭市自然资源档案管理办法》解读